حکومت الکترونیک
مقدمه حکومت الکترونیک
اثبات شده است که استقرار پروژه‌ی حکومت الکترونیک به دلیل ماهیتی چند وجهی، پیچیدگی های متعددی دارد که بهره برداری موفقیت آمیز از آن مستلزم اتخاذ رویکردی جامع به عوامل تاثیرگذار بر این پروژه در سطح فردی سازمانی، و ملی است .
این در حالی است که عدم توجه به این عوامل می‌تواند چالش های جدی را بر سر راه توسعه یافتگی پروژه های حکومت الکترونیک ایجاد کرده و دستیابی به فرصت های بدیع ناشی از الکترونیکی شدن حکومت ها را با مشکل مواجه سازد .
بر همین اساس در این فصل تلاش می‌شود تا با رویکردی جامع نگر، به مجموعه چالش ها و فرصت های ناشی از استقرار پروژه های حکومت الکترونیک پرداخته شود .
چالش های استقرار حکومت الکترونیک
با توجه به ماهیت جدید پروژه های حکومت الکترونیک، استقرار موفقیت آمیز آن مستلزم برقراری شرایط و ویژگی هایی است که در صورت تامین نشدن آنها، پروژه یادشده با چالش های متعددی روبروی خواه شد که در این شرایط توسعه یافتگی حکومت الکترونیک و متعاقب آن بهره مندی از فرصت های بدیع آن به نحو مطلوبی میسر نخواهد شد .
نمودار مربوط به حکومت الکترونیک
برنامه ریزی راهبردی و رهبری فرا سازمانی در حکومت الکترونیک
همانطور که در مدل های بلوغ حکومت الکترونیک نیز بدان اشاره شد،استقرار موفقیت آمیز پروژه های حکومت الکترونیک به ویژه در مراحل یکپارچگی عمودی واقعی و همچنین ارائه خدمات به صورت متمرکز در یک پورتال جامع، علاوه بر برنامه ریزی بلند مدت و راهبردی، نیازمند همکاری و تشریک مساعی میان سازمان های دولتی موجود در نظام اداری حکومت ها است .
بر همین اساس ضرور شکل گیری نهادهای فراسازمانی که مسئولیت راهبری پروژه حکومت الکترونیک را بر عهئه داشته باشند و متولی برنامه ریزی راهبردی برای آن تدوین چشم انداز پیش روی این پروژه در سال های بعد باشد، امری ضروری است زیرا با گذشت زمان و در عین توسعه یافتگی حکومت الکترونیکی، چالش های پیش روی این پروژه بیش از پیش و با قدرت بیشتزی خودنمایی می‌کنند .بر همین اساس شکل گیری نهاد های فراسازمانی که به دور از هرگونه جهت گیری شخصی و سازمانی، متولی هدایت پروژزه حکومت الکترونیک باشد، امری ضروری است .
علاوه بر وظایف اشاره شده، این نهاد، نظارت بر اجرای برنامه های تدونی شده و همچنین برآورده شدن انتظاراتی که از تک تک سازمان های دولتی در راستای تحقق حکومت الکترونیک وجود دارد و متعاقب آن انجام اقدامات اصلاحی به منظور دست یافتن به چشم انداز های طراحی شده از پروژه های حکومت الکترونیک، از جمله اصلی ترین وظایف این نهاد محسوب می‌شود .
شیوه استقرار الگوی جدید درحکومت الکترونیک
از جمله متغیرهای دیگر سازمانی که فرآیند استقرار حکومت الکترونیک را تحت تاثیر قرار می‌دهند انتخاب الگوی انتقال از سیستم های اداری سنتی به سیستم اداری الکترونیکی است .به بیان دیگر تصمیم گیری در خصوص اینکه تحت چه شرایط و با اتخاذ چه رویکردی باید از سیستم قبل به سمت سیستم جدید روی آورد از جمله مهم ترین چالش های پیش روی سازمان دولتی در استقرار فرآیندهای الکترونیکی در سازمان است .فاکتورهایی همچون هزینه ی استقرار، سطح توانمدی های پرسنل سازمان، میزان مقاومت ایجاد شده، سرعت استقرار، میزان ریسک پذیری مدیریت سازمان از جمله عواملی است که شکل گیری افاق نظر در خصوص انتخاب شیوه استقرار سیستم جدید را با مشکل مواجه می‌کند .
همین اساس متولیان استقرار فرآیند الکترونیکی شدن سازمان ها، با مرور شیوه های مختلف استقرار به انتخاب مناسب‌ترین آنها مبادرت می‌ورزد .در همین راستا در سطح بین المللی از چهار الگوی انتقال از سیستم سنتی به سیستم جدید در سازمان ها استفاده شده است که هریک از آنها معایب و مزایای ویژه در مقایسه با الگوهای دیگر دارد .
شیوه های استقرار الگوی جدید
- روش موازی : در این روش از سیستم های قدیمی و سیستم های نوین به صورت موازیو یا همزمان استفاده می‌شود .در واقع در چنین شرایطی سازمان در آن .احد به واسطه ئ. سیستم فرآیندهای اداری را پیش خواهد برد .
- روش تدریجی یا مرحله ای : در این روش استقرار سیستم های جدید بصورت تدریجی در بخش هایی از فعالیت و واحدهای سازمانی انجام می‌پذیرد .در این راستا مسئولان استقرار سیستم های جدید در ابتدا با شناسایی بخش های مختلف فعالیت در سازمان به اولویت بندی بخش هایی که باید سیستم های جدید در آنها پیاده سازی شوند پرداخته و به مرور زمان فرآیند استقرار را در بخش های دیگر سازمان نیز اجرایی سازند. در چنین شرایطی بخشی از کارها را سیستم جدید و بخش دیگر از آنها را سیستم سنتی انجام می دهد.
- روش یکباره: در این روش برخلاف الگوی موازی و همزمان، از یک زمان و تاریخ مشخص استفاده از سیستم های سنتی متوقف و سیستم های جدید جانشین آنها می شوند. استفاده از الگوی یکباره به دلیل اینکه فقط یک سیستم و آن هم سیستم جدید در سازمان در حال استفاده است. از نظر هزینه های سازمانی در مقایسه با دو مدل دیگر بسیار مقرون به صرفه است و همچنین از نظر زمانی نیز بسیار سریع تحقق می یابد ولی باید دقت داشت که علیرغم فواید چشم گیری که استفاده از این الگو برای سازمان دارد، خطرهای ناشی از مطمئن نبودن سیستم های جدید و استفاده یکباره از آنها می تواند فرآیند استقرار سیستم های جدید را در سازمان‌ها دچار مشکل کند.
شیوه های استقرار الگوی جدید«ادامه»
- روش اجرای آزمایش: در صورتی که تغییر در سیستم های سازمانی در بردارنده تغییرات اساسی و گسترده ای در فرآیندهای انجام شدن کاردر سازمان ها باشد، توصیه می شود تا به منظور مدیریت کردن بهتر و کنترل پذیر نبودن این تغییرات، استقرار سیستم های جدید بصورت آزمایشی در بخش خاصی از سازمان و یا در مناطق جغرافیایی ویژه صورت پذیرد تا در حین استقرار سیستم های جدید به دلیل کوچک بودن سطح سازمانی که این تغییرات در آن جا صورت می گیرد بررسی تحلیل ارزیابی این فرآیند بصورتی دقیق انجام می‌پذیرد و در صورتی که نتایج حاصل از این ارزیابی ها رضایت بخش بود این سیستم ها در حجم گسترده‌تری از سازمان ها استفاده شوند .بهره مندی از این الگو علاوه بر مزایای ذکر شده ممکن است چالش‌هایی را نیز برای سازمان به همراه داشته باشد .
تامین مالی
یکی از اصلی ترین چالش های الکترونیکی شدن سازمان های دولتی، تامین مال و بودجه لازم این پروژه ها است .تهیه فناوری ها و تجهیزات مرتبط با آنها هزینه های سنگینی را برای سازمان های دولتی به همراه دارد و این در شرایطی است که تصویب و تامین بودجه سازمان های یادشده بصورت عام و یا بصورت خاص(مربوط به فرآیند الکترونیکی شدن) از فرآیندی پیچیده و طاقت فرسا و در برخی از موارد تحت تاثیر فاکتورهای غیر از منطق و عقلانیت همچون قدرت مذاکره و چانه زنی و مسائل سیاسی و اعمال قدرت از جانب ذی‌نفوذان قرار می‌گیرد .در چنین شرایطی، تخصیص نیافتن بودجه مناسب به فرآیند الکتریکی شدن سازمانهای دولتی را برداشته و اقدامات لازم را برای تامین بودجه لازم را انجام دهد .
بازمهندسی سازمان های دولتی
از جمله دیگر چالش های سازمان های دولتی در فرآیند الکترونیکی شدن، رواج داشتن سبک سنتی خدمات رسانی در این سازمان ها و به بیان دیگر طراحی سازمان های دولتی بر اساس الگوهای سنتی از مدیریت دولتی و همچنین ترویج این سبک از خدمات رسانی در این سازمان ها است .
مطالعات انجام شده حاکی از آن است که به منظور انطباق سازمان های دولتی با رویکردهای نوین خدمت رسانی به ویژه حکومت الکترونیک، صورت پذیرفتن تغییرات اساسی در استراتژی و اهداف سازمان، فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی، قابلیت ها و توانمندی های نیروی انسانی شاغل در این سازمان ها، روش ها و فرآیند ها انجام پذیرفتن کار، فناوری های مورد استفاده در این سازمان ها امری ضروری است .
بازبینی مدیریت دولتی
- استراتژی و اهداف سازمانی : با توجه به تغییراتی که در پی ظهور فناوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی در سازمان ها دولتی رخ داده است و با در نظر گرفتن فراهم آمدن امکانات و تسهیلات لازم به منظور افزایش همکاری و تعامل میان سازمان های دولتی و شهروندان و سایر بخش ها و سازمان های موجود در جوامع، لزوم بازنگری در اهداف و استراتژی های طراحی شده در این سازمان ها تحت تاثیر الگوهای سنتی مدیریت دولتی طراحی و تدوین شده‌اند که در سازمان های دولتی برای زمان های طولانی در حال اجرا بوده و در شرایط فعلی، ضرورت برخی از اهدف و استراتژی های اشاره شده و پیگیری آنها در سازمان های دولتی، دیگر ضرورتی نداشته و به بازنگری جدی نیاز دارد.
- ساختار سازمانی: علاوه بر ضرورت انجام اصلاحات در استراتژی ها و اهداف سازمان های دولتی، تغییرات لازم در ساختارهای سازمانهای دولتی به منظور انطباق پذیری بیشتر با شرایط متحول محیطی و سازگاری با محیط پویا و متغیر فصلی به کمک فناوری های نوین اطلاعات و ارتباطی و همچنین بهره‌مندی از قابلیت‌های آنها در فرآیندهای سازمانی از جمله مهمترین فاکتورهای سازمانی است که موفقیت پروژه‌های حکومت الکترونیک را تحت تاثیر قرار می دهد
بازبینی مدیریت دولتی«ادامه»
- فرهنگ سازمانی: تا بیش از استقرار پروژه‌های حکومت الکترونیک در سازمانهای دولتی، باورها، ارزش ها وهنجارهای موجود در این سازمان‌ها، در راستای حمایت از اهداف، استراتژی ها و ساختار و فرآیندهای انجام پذیرفتن کاری بود که بر اساس الگوهای سنتی اداره امور در این سازمان ها شکل گرفته بودند. با تغییر الگوی اداری و همچنین تحولاتی که در اهداف، استراتژی ها، ساختار و فرآیندهای انجام کار در سازمانهای دولتی رخ داده است. تغییر درنظام فرهنگی این سازمان‌ها نیز ضروری است زیرا فرهنگ سازمانی تسهیل گر فرآیند های سازمانی و همچنین جریان حیات و زندگی در رگ های سازمانی محسوب می شود.
- روش ها : همان طوری که در بخش ساختار سازمانی تشریح شد به واسطه بهره مندی سازمان های دولتی از فناوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی و همچنین به دلیل ضرورت پاسخگویی به تغییرات و شرایط بحرانی ، با طراحی ساختار سازمانی و همچنین با مهندسی فرآیندهای انجام شدن کار برای سازمان ها امری ضروری است.
- فناوری : تمام تحولات رخ داده در سازمانهای دولتی تحت تاثیر ظهور فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی در دنیای معاصر است . حال به منظور بهره‌مندی از قابلیت‌های این فناوری‌ها در سازمانهای اشاره شده باید اقدامات اساسی در تغییر فناوری های مورد استفاده در این سازمان اتفاق افتد. استفاده از نرم افزارها و سخت افزارهای سازمانی، وجود پایگاه داده متمرکز و به عبارت دیگر به کارگیری فناوری های با قابلیت پیوستگی ، پیوند دهی در دسترس، کاربر پسند، مطمئن و دقیق بودن از جمله ویژگی های مهم این فناوری‌هاست.
نیروی انسانی
با توجه به جایگاه ویژه نیروی انسانی که رکن اساسی در سازمانهاست ،انعطاف پذیری این مهم با فناوری‌های نوین یکی دیگر از چالش‌های است که سازمانهای دولتی در فرآیند الکترونیکی شدن خود با آن مواجه می‌شوند. به عبارت دیگر در دوران معاصر برخورداری از مهارت‌های لازم برای بهره‌مندی از فناوری های نوین و استفاده از قابلیت‌های آن در محیط سازمانی از جمله ضروریات سازمانهای دولتی در شرایط کنونی است.
عوامل فنی و مخابراتی:
زیر ساخته های فنی مطلوب همچون پهنای باند مناسب ،اینترنت پرسرعت ،تامین ضریب ایمنی و امنیت شبکه و سیستم ها و سازگاری نرم افزارهای مورد استفاده بایکدیگر، از جامعه الزامات فنی برای پیاده سازی پروژه‌ی حکومت الکترونیکی و همچنین بهره‌مندی از قابلیت های فناوری نوین اطلاعاتی و ارتباطی در جوامع بشری است . بر همین اساس همان طوری که در بخش قبل نیز بدان اشاره شد، تامین هزینه‌های مالی ناشی از خریداری ، حفظ و به روزرسانی این فناوری‌ها از مهمترین چالش‌های پیش روی جوامع در فرآیند الکترونیکی شدن است.
در برخی از کشورها ، دریافت تسهیلات مالی از سازمانهای بین‌المللی همچون سازمان ملل ، بانک جهانی ، اتحادیه ارتباطات از راه دور و صندوق بین المللی پول یکی از مهمترین اقداماتی است که در راستای رفع محدودیت های فنی و مخابراتی در این جوامع صورت می پذیرد.
عوامل اجتماعی و فرهنگی در حکومت الکترونیک
همانطوری که هر تغییر در جوامع بشری اعم از سخت افزاری و یا نرم افزاری ، تحت تاثیر متغیرهای فرهنگی و اجتماعی آن جامعه قرار می‌گیرد ، ظهور فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی و متعاقب آنها شکل گیری نوع جدیدی از حکومت ها ، با نام حکومت های الکترونیکی نیز دستخوش تأثیرات ناشی از این فاکتورهاست . مطالعات انجام شده در خصوص پروژه های حکومت الکترونیک حاکی از آن است که عواملی همچون حریم خصوصی و امنیت در فضای مجازی ، شکاف دیجیتالی ، پذیرفته شدن از جانب کاربران و همراستایی این تغییرات با ارزش های جوامع از جمله فاکتورهای فرهنگی و اجتماعی تاثیر گذار در استقرار پروژه های حکومت الکترونیک هستند که در ادامه هریک از آنها شرح داده می شود.