پردیس فناوری کیش_ طرح متخصصین صنعت و مدیریت_ گروه مهندسی صنایع و مدیریت و گروه کامپیوتر
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) که به اختصار ERP نامیده می شود، طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی را شامل می شود که هدف آن، گردآوری تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می باشد.
در واقع ERP، سامانه یکپارچه ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی می باشد.
در ERP قرار است تمام داده ها و فرآیندهای سازمان در یک سیستم واحد جمع شود، برای نیل به این هدف، ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می کند.
سیستم های ERP بر اساس نوع، تلاش می کنند همه فعالیت های یک سازمان را تحت پوشش قرار دهد.
تعاریف مختلفی از ERP ارائه شده است ولی شاید یکی از بهترین آنها این باشد:
بسته نرم افزاری ERP مجموعه ای است از ماژول های آماده که تمام فرآیندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.
این «فرآیندهای تجاری» می تواند بسیار وسیع بوده و از مدیریت تولید، خرید قطعات، ارسال مواد خام به واحدهای تولیدی، کنترل موجودی بازار و پیگیری سفارش ها و… را شامل شود.
معمولاً سیستم های ERP دارای اجزا یا اصطلاحا ماژول های ذیل می باشند:
- مالی، حسابداری و فروش
- منابع انسانی
- ساخت و تولید
- مدیریت زنجیره تامین
- مدیریت پروژه
- مدیریت ارتباط با مشتری
- انبار داده ها
- کنترل دسترسی
مزایای ERP:
- کاهش هزینه های انبار
- کاهش هزینه سفارش ها
- کاهش هزینه تولید
- کاهش هزینه عملیات مالی
- کاهش هزینه حمل و نقل
- کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
- کاهش هزینه های ناشی از توقف خط تولید
- کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان
- کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول
- افزایش شفافیت و ردگیری فرآیندهای تولید برای مشتری
- افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری
- افزایش رضایت مندی مشتری از طریق درگیر کردن وی در کارها از لحظه سفارش تا دریافت محصول
- افزایش فروش و در نهایت رشد و بالندگی سازمان
- تغيير تمركز از برنامه نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرايندها
- فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM
- ارتقاء كيفيت فرآيند تصميم گيري با ارائه اطلاعات مورد نياز مديريت در زمان مناسب با كيفيت و هزينه هاي مناسب (DSS, EIS)
- توسعه زير ساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث e-Business
مشکلاتی که در اجرای ERP ممکن است با آنها مواجه شویم:
۱٫ کوشش و تلاش زياد در برابر نتيجه ای ضعيف یا کمتر از حد انتظار
کوشش و تلاش برای پياده سازی بيش از آن چيزی است که تا به حال درمورد آن صحبت شده يا حتی تصور شده است. هنوز هيچ سازمانی شناسايی نشده که توانسته باشد زودتر از برنامه ريزی صورت گرفته و با هزينه ای کمتر از بودجه تعيين شده چنين سيستمی را پياده سازی کند.
۲٫ درك ناقص از مفهوم يکپارچگي
کلمه يکپارچه درERP بدين معنی است که هر آنچه در يک ناحيه اتفاق افتد، تاثير موجی شکلی در نواحی ديگر برجاي می گذارد. فهم اثرات فعاليت های يک ناحيه در نواحی ديگر در يک سازمان، چيزی نيست که در طول يک شب روي دهد، بنابراين آموزش افراد برای کار با سيستم جديد نبايد تنها روی «مساله چگونگي انجام کار» متمرکز شود، بلکه بايد روی اين موضوع که تاثير کار من روی نواحی ديگر چه می باشد نيز توجه داشت که اين کار بسيار سخت است.
۳٫ هزينه های پياده سازی
پياده سازی سيستم هایERP به از بين بردن حد و مرز بودجه ها معروف است. بسياری از پياده سازی ها در حدود ده ها ميليون دلار خرج برداشته اند و به طور متوسط در حدود ٢٥ درصد هزينه اضافه، علاوه بر بودجه تعيين شده دربر داشته است. بسياری از هزينه های پنهان، در نتيجه از بين رفتن برنامه ريزی بودجه بوجود آمده است. هزينه های پنهان در فرآيند استقرار سيستمERP عبارتند از :
- آموزش: هزينه های آموزش معمولا دست کم گرفته می شوند. در بسياری از موارد کارمندان در حال يادگيری يک فرايند جديد هستند که نيازمند آموزش زياد می باشد.
- يکپارچه سازی، آزمون و نگهداری: مرتبط ساختن ديگر فرم های نرم افزاری با سيستمERP و همچنينERP سفارشی سازمان نيازمند يکپارچه سازی، آزمايش و نگهداری است. اين هزينه ها معمولا بيشتر از ميزان پيش بينی شده هستند.
- تبديل داده: تبديل داده های خام از يک سيستم قانونمند به يك سيستم ديگر می تواند يک کار طاقت فرسا باشد. چنانچه در مرحله تبديل داده ها متوجه شويم که داده ها در آن اندازه که انتظار می رفت خالص (خام) نيستند، فرايند تبديل داده ها طولانی تر و در نتيجه پرهزينه تر می گردد.
- جايگزينی بهترين و باهوش ترين افراد: تيم پياده سازیERP متشکل از يک گروه منتخب از افراد باهوش و داراي تخصص در سازمان می باشد. زماني که پروژه عظيمERP بطور کامل استقرار می يابد آنها به يک دانش قابل توجهی دست می يابند که ممکن است اين افراد را به سمت ارايه مشاوره به ديگر شرکت ها و موسساتی که پروژه های مشابهERP دارند سوق دهد. لذا طراحي و داشتن يک برنامه نگهداشت نيروی انسانی از قبل الزامي است تا ضمن نگهداشت پرسنل با ارزش سازمان، اقدام به جذب نيرو و جايگزيني طبق يك برنامه مدون نمود.
- انتظار برای بازگشت سرمايه (ROI): انتظار می رود ارزش سيستمERP از هزينه های صرف شده برای پياده سازی آن بالاتر رود، ممکن است زمان زيادی طول بکشد تا چنين سرمايه ای بازگشت داشته باشد. بعد از يک پياده سازی با ابعاد بزرگ که چندين نقطه مختلف را در بر می گيرد، مشکل می توان بازگشت سرمايه واقعی را تا زماني که سيستم برای مدتی کار نکرده و هنوز اصلاح و بهسازی بر روی آن صورت نگرفته، اندازه گيری کرد.
- فشارهای بعداز پياده سازیERP: به خاطر کارآيی ضعيف بعد از پياده سازی سيستم ERP، سازمان ها ممکن است با افزايش هزينه های عملياتی مواجه شوند. در زمان استفاده از سيستم جديد، کارمندان همه چيز را از نظر عملکرد و ظاهر متفاوت با قبل می بينند و ممکن است دچار تغيير رفتار شوند، چرا که آنها همه چيز را قبلا طور ديگری انجام می دادند، بنابراين تا زماني که افراد در فرايندهاي جديد مهارت پيدا نکرده اند موسسه يا سازمان بايد انتظار کاهش کارايی را داشته باشد. گاهی اوقات کارکنان به دليل نياز به کار زياد با کامپيوتر تحت فشار قرار گرفته و آن را خارج از حد توانايی خود می بينند و اين وضعيت جديد را تحمل نکرده و محل کار خود را ترک می کنند.