سند یا برگه حسابداری چیست ؟
معمولا در سیستم های حسابداری برای کاهش اشتباه در ثبت معاملات در دفتر روزنامه و صدور اجازه برای معاملات در دفتر روزنامه از برگه حسابداری (سند) استفاده می شود و اطلاعات مربوط به معاملات و رویدادهای مالی از روی اسناد و مدارک اولیه (اسناد و مدارک مثبته) مانند فاکتور؛ رسید و پرداخت وجوه و قبوض آب و برق در دفتر روزنامه ثبت نمی شود بلکه اطلاعات مربوط به معامله ابتدا روی اسناد و مدارک اولیه یا سند حسابداری نوشته شده و پس از اینکه این برگه (سند) به امضاء مقام مجاز رسید ( مدیرعامل؛ مدیرمالی؛رئیس حسابداری) این برگه ملاک ثبت در دفتر روزنامه می شود.

با استفاده از یک مثال مسئله را روشن می نمائیم:
در تمرینات قبل ما اشاره کردیم پرداخت هزینه تلفن را در تاریخ ۹۵/۲/۲۱ را در دفاتر روزنامه ثبت کنید.
حسابدار برای اینکه این رویداد را در دفاتر روزنامه ثبت کند نیاز به مدارک مثبته دارد؛مدارک مثبته آن قبض تلفن پرداخت شده و مهر شده به مهر دریافت شد بانک می باشد زمانی که این قبض به دست حسابدار رسید می تواند ثبت ذیل را در دفاتر انجام دهد.
هزینه تلفن ۲۰٫۰۰۰ ریال
           بانک / صندوق ۲۰٫۰۰۰ ریال
اما در سیستم های حسابداری بدینگونه عمل نمی شود بلکه اول اسناد و مدارک اولیه که همان قبوض پرداخت شده و فیش های بانکی و سایر مدارک اولیه همچون فاکتورهای خرید و فروش است به ترتیب تاریخ بررسی می شود و پس از بررسی ثبت روزنامه ای که از این بابت باید در دفاتر روزنامه صورت پذیرد به روی برگه ای انجام می شود که به این برگه برگه حسابداری یا سند حسابداری می گویند.
سپس مدرک مثبته (فیشهای بانکی؛قبوض و فاکتورها و سایر مدارک مثبته) به برگه یا سند حسابداری الصاق می گردد که این برگه و مدرک مثبته ضمیمه به تایید رئیس حسابداری؛ مدیر مالی و سایر مسئولین می رسد که پس از تایید؛حسابدار آن را در دفاتر رسمی و قانونی ثبت می نماد یعنی حسابدار در دفتر روزنامه ثبت ذیل را انجام می دهد.
هزینه تلفن ۲۰٫۰۰۰ ریال
             بانک / صندوق ۲۰٫۰۰۰ ریال

اجزاء سند حسابداری

تاریخ ـ هر رویداد مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می افتد؛ بنابراین هر سند مالی هم باید یک تاریخ مشخص داشته باشد.بدون درج تاریخ ثبت سند حسابداری ممکن نمی باشد چون ثبت سند حسابداری باید به ترتیب تاریخ انجام شود.

شماره سند حسابداری ـ برای هر سند حسابداری یک شماره در نظر میگیریم که این شماره چینش اسناد را مشخص می کند.

حساب ها ـ در هر رویداد مالی حداقل دو حساب درگگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری بستانکار خواهد شد.

آرتیکل سند حسابداری ـ به هر کد که در یک سند بدهکار یا بستانکار شود آرتیکل میگویند.هر سند باید حد اقل دو آرتیکل داشته باشد .

مجموع آرتیکل های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد (در اصتلاح سند تراز باشد) در غیر این صورت اسناد به صورت ثبت یادداشت ثبت شده در گزارشات لحاظ نمیشوند.

هر آرتیکل در سند حسابداری شامل موارد زیر است:

♦کد حساب :بسته به تعریف کدینگ حسابدار شامل کد معین حساب و به صورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی می باشد.

♦ شرح آرتیکل : توضیحاتی است که علت بدهکاری یا بستانکاری کد حساب را شرح می دهد.

♦ مبلغ : در هر سند حسابداری دو ستون به مبلغ اختصاص داده شده است؛ که شامل ستون بدهکار و بستانکار می شود.برای هر آرتیکل فقط می توان یکی از ستون بدهکار یا بستانکار را ثبت کرد و باید حتما عدد درج شده مثبت و بالاتر از صفر باشد.( آرتیکل بدون مبلغ ثبت نمی شود)

جمع سند ـ جمع مبلغ ستون بدهکار و جمع مبلغ ستون بستانکار در زیر هر ستون درج می شود.جمع این دو ستون باید با هم برابر باشند تا به اصطلاح سند تراز باشد.

پیوست ـ فاکتور؛ رسید پرداخت ؛حواله واریز و… که باعث رویداد مالی مربوط به سند حسابداری بوده است؛ به سند پیوست می شود.تعداد این برگه ها را در پیوست سند درج می کنند.